Un modèle de temps de travail devrait être attribué à chaque employé. Cela permet de déterminer les jours de travail d'un employé, les jours qui doivent être déduits lors de la planification des congés, les heures de pause qui doivent être prises en compte et de vérifier si l'employé fait des heures supplémentaires, des heures en moins ou s'il est à l'heure.

Les employés qui travaillent de la même manière peuvent bénéficier d'un modèle de temps de travail commun. Par exemple, un employé à temps partiel qui ne travaille que quatre jours au lieu de cinq par semaine requiert son propre modèle de temps de travail.

Dans la configuration, vous disposez de différentes options pour la sélection des modèles de temps de travail :

  • L'horaire flexible
  • Temps de travail fixe
  • Planification manuelle : configuration hebdomadaire du temps de travail, y compris les heures de début et de fin ou seulement les heures de travail ; le temps de travail doit être saisi par les employés.
  • Planification manuelle avec des périodes récurrentes


Créez les modèles de temps de travail qui sont importants pour votre entreprise en cliquant sur .


Dans le modèle d'horaire flexible, les heures de travail sont déterminées par jour. L'heure de début et de fin n'est pas saisie. Il n'est pas possible de vérifier si l'employé a commencé à temps. Les heures supplémentaires ou les heures manquantes sont enregistrées et peuvent être compensées dans un cadre défini.

Dans le cas d'un temps de travail fixe, les heures de début et de fin sont définies. L'employé n'est pas tenu de saisir des heures dans ce cadre défini, mais seulement le temps de travail qui se trouve en dehors de son temps de travail défini.

La planification manuelle est le modèle de temps de travail le plus flexible. Le temps de travail peut varier d'une semaine à l'autre. Soit les heures de début et de fin sont définies, soit uniquement les heures de travail. Le temps de travail doit toujours être saisi par l'employé. Un contrôle concernant la ponctualité (lorsque l'heure de début est définie) ne peut être effectué que si le planning de chaque semaine est établi.

La planification manuelle avec des périodes récurrentes est en principe basée sur le modèle du temps de travail pour la planification manuelle, bien qu'elle ne soit pas aussi flexible. Vous pouvez utiliser ce modèle pour les heures de travail fixes (et non pour l'horaire flexible) lorsqu'il n'y a pas autant de changements entre les jours ou les semaines de travail, comme c'est le cas avec la planification manuelle.

Veuillez définir une période de validité avec les dates de début (champ obligatoire) et de fin auxquelles le modèle est applicable. Sélectionnez ensuite autant de semaines que nécessaire (par exemple, 2 semaines différentes pour un modèle de changement toutes les 2 semaines). Cette modification du temps de travail hebdomadaire est donc valable pour la période définie ou jusqu'à nouvel ordre si aucune spécification n'a été faite.

Contrairement à la planification manuelle, le principal avantage est que le modèle de temps de travail est alors maintenu en permanence et que les heures de travail hebdomadaires ne doivent plus être copiées. Ainsi, les saisies d'absence sont toujours correctes et ne dépendent pas de la gestion du modèle de temps de travail. Tous les autres paramètres, tels que les tolérances, peuvent également être utilisés pour le modèle.

Cependant, l'avantage du modèle de planification manuelle est qu'il est plus flexible et, en théorie, qu'il peut être configuré différemment chaque jour. Toutefois, les semaines doivent être pré-copiées manuellement afin que les absences et les saisies de temps des employés soient correctement calculés et vérifiés. Toutefois, les semaines doivent ensuite être pré-copiées manuellement afin que les saisies d'absence et des temps de travail des employés soient également calculés et contrôlés correctement.

Temps de pauses

Vous pouvez définir les pauses de manière à ce qu'elles puissent être réservées par l'employé ou déduites automatiquement. Par exemple, si la pause déjeuner ne peut pas être inférieure à une heure, cochez la case "temps de pause minimum". Ainsi, la pause ne peut être inférieure à une heure si un employé saisi le temps manuellement.

Temps de travail

Les heures de travail peuvent être définies pour votre modèle de temps de travail en utilisant .
Veuillez saisir les heures de travail ou les heures de début et de fin de chaque jour ouvrable pour les modèles d'horaire flexible ainsi que les temps de travail fixes.

Quant à la planification manuelle, le temps de travail par semaine peut varier et doit donc être saisi à nouveau pour chaque semaine de travail :


Une fonction de copie facilite ce processus, ce qui permet de transférer une ou plusieurs semaines à l'avenir. Copiez la ou les semaines sélectionnées dans la période suivante en activant le bouton . Veuillez noter que pour la saisie des absences, il est nécessaire que les semaines soient planifiées à l'avance afin que le nombre correct de jours ouvrables soit déduit.

Tolérances

Dans les modèles de temps de travail temps de travail fixe et planification manuelle, vous pouvez accorder une tolérance au début du temps de travail, à la fin du temps de travail ou pour la totalité du temps de travail pendant lequel le salarié est considéré comme étant à l'heure.

Pour le modèle d'horaire flexible, il n'est pas nécessaire de définir une tolérance, puisque les employés disposent d'une certaine liberté pour commencer ou terminer leur travail. Les tolérances peuvent être saisies lors de la création ou de la modification du modèle de temps de travail.


Les tolérances sont saisies en minutes. Vous pouvez saisir les tolérances individuellement avant et après le début ou avant et après la fin du temps de travail. Vous pouvez également définir la tolérance avant ou après le temps de travail total.

En outre, vous pouvez spécifier une tolérance pour les heures supplémentaires. Il convient de noter que les heures supplémentaires effectuées dans les limites de la tolérance ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires. Si le temps de travail dépasse la limite de la tolérance, le total des heures supplémentaires est calculé (sans déduction de la tolérance). En cliquant sur les champs correspondants, vous pouvez, entre autres, ignorer les divergences avant le début de travail, autoriser la saisie du temps de travail rétroactivement ou permettre la saisie des temps de pause rétroactivement.

Ignorer les divergences avant le début signifie que le temps de travail saisi avant le début du travail spécifié est ignoré.

Par exemple, si un employé doit commencer à travailler à 8 heures (début du travail tel que configuré dans le modèle de temps de travail), mais qu'il pointe à 7h45, les heures de travail ne sont saisies qu'à partir de 8 heures lorsque l'option "Ignorer les divergences avant le début" a été sélectionnée, bien que les 15 minutes saisies avant le début soient toujours saisies et affichées dans l'aperçu de la saisie des temps.

Délai d'interruption du temps de travail pour la saisie automatique des pauses

Veuillez saisir un délai d'interruption entre deux périodes de travail afin que les pauses puissent être saisies automatiquement en cas de divergence.
Si l'interruption du temps de travail défini est réduite par une saisie manuelle des heures, la différence entre l'heure saisie et l'interruption du temps de travail défini est saisie comme une pause.
Si une saisie manuelle est inférieure à la valeur définie pour l'interruption du travail, la différence entre le temps saisi et l'interruption définie sera saisie comme une pause.

Le système vérifie également si une durée minimale de pause est définie dans le modèle de temps de travail. Si tel est le cas, la pause qui est automatiquement enregistrée est augmentée à la valeur définie pour la pause minimale si elle tombe en dessous de cette valeur, et donc le temps de travail est réduit.

Exemple 1 avec les paramètres suivants

Délai configuré pour l'interruption du temps de travail pour la saisie automatique des pauses : 2 heures
aucune durée minimale de pause

Saisie :
08h00-12h00 travail
12h30-18h00 traveil

Saisie générée automatiquement :
08h00-12h00 travail
12h00-12h30 pause
12h30-18h00 travail
Le temps entre les deux périodes de travail saisies était automatiquement saisi comme une pause, puisqu'il y avait moins de 2 heures entre 12h00 et 12h30.

Exemple 2 avec les paramètres suivants

Délai configuré pour l'interruption du temps de travail pour la saisie automatique des pauses : 2 heures
Durée minimale de pause: 1 heure

Saisie :
08h00-12h00 travail
12h30-18h00 traveil

Saisie générée automatiquement :
08h00-12h00 travail
12h00-13h00 pause
13h00-18h00 travail
Le temps entre les deux périodes de travail saisies était automatiquement saisi comme une pause, puisqu'il y avait moins de 2 heures entre 12h00 et 12h30. Le temps entre les deux périodes de travail saisies était inférieur à la pause minimale et, par conséquent, le deuxième temps de travail saisi a été réduit des 30 minutes manquantes pour la saisie de la pause.

Aperçu

Vous pouvez voir toutes les entrées pour votre modèle de temps de travail en cliquant sur le modèle. Dans ce cas, les temps de pause, les heures de travail ainsi que les employés affectés à ce modèle seront affichés. En plus, vous pouvez voir toutes les autres entrées dans les détails :

Dans la tuile Saisie du temps, vous recevez un aperçu quotidien du respect des heures de travail. Si un employé n'a pas saisi ses heures, sa saisie est surlignée en rouge. Si la saisie des heures a été effectuée en dehors de la tolérance, l'entrée apparaît en lettres rouges.

Modifications de contrat

Si le modèle de temps de travail change de manière significative, par exemple en passant d'une semaine de 5 jours à une semaine de 3 jours, vous devez créer un nouveau contrat pour l'employé concerné. Si plusieurs employés sont affectés au modèle de temps de travail, mais que tous ne sont pas concernés par la modification, veuillez créer un nouveau modèle de temps de travail pour l'employé concerné. La date de début de validité doit correspondre à la date de début du nouveau contrat. Par conséquent, il est documenté qu'il y a eu un changement pertinent pour le contrat d'un employé.

Pour savoir comment créer un nouveau contrat, voir Modification du contrat.


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