Sujets actuels

Cette section a été récemment développée et fournit des informations à jour sur les sujets suivants :

• Nouveaux collaborateurs
• Collaborateurs qui quittent
• Cas de maladie
• Congé
• Anniversaires
• Enregistrement du temps : L'heure de début et l'heure de fin ne sont pas enregistrées et la pause à enregistrer manuellement n'est pas saisie.

De plus, les Nouvelles d’aujourd’hui, sélectionnées dans l'aperçu, peuvent vous être envoyées tous les jours par courriel.

Pour en savoir plus, veuillez consulter Sujets actuels.

Ajouter les sujets actuels aux favoris

Pour ajouter les sujets actuels à votre sélection, il faut sélectionner le menu après la connexion.

Si on voit  ,veuillez cliquer sur la case en haut à droite et sauvegarder en appuyant sur . Par la suite, on peut toujours sélectionner Sujets actuels.

Employés

1. Dans l’aperçu des employés, les salariés sont triés par nom de famille par défaut.
2. Tous les champs du fichier personnel peuvent être masqués et affichés. Veuillez sélectionner un fichier d'employé et aller en haut à droite.
   

   
   
   En appuyant sur , on peut sauvegarder les paramètres uniquement pour vous. Si tous les utilisateurs RH doivent voir les mêmes champs dans les fichiers des employés, veuillez sélectionner pour tous les utilisateurs. De cette manière, les propres configurations d’un employé RH sont écrasées.

   Permet de réinitialiser les configurations.

Absences

1. Tous les collaborateurs peuvent voir les personnes absentes, pas seulement l’équipe RH.
2. L'affichage d’employés a été simplifié et maintenant les colonnes peuvent être sélectionnées librement par,ce qui facilite une vue individuelle.
3. Le congé spécial a été renommé Congé supplémentaire dans l’aperçu d'employés, puisque le congé en compensation des heures supplémentaires a été inclus en plus du congé spécial.
4. Des demi-journées de congé peuvent être affichées dans l'application et via l’agent conversationnel. Celles-ci sont définies pour le matin ou l'après-midi.
5. Le congé restant n'est plus disponible en tant que type de congé individuel pour la sélection lors de la demande de congé. Tout le congé restant est enregistré, mais affiché comme congé.
6. Lors de l'annulation d'un congé, ces informations sont publiées au groupe défini, tel que les supérieurs, les collaborateurs et les collègues, comme la demande de congé.
7. Chaque entreprise peut stocker ses propres jours fériés et jours fériés d'entreprise.

Dans la Configuration sous Jours de congé d'entreprise, des journées entières ou des demi-journées peuvent être créées ; c’est à dire un congé pour quelques salariés ou pour l'entreprise entière. Ces jours ne sont pas déduits du congé annuel, mais sont automatiquement enregistrés comme l'absence des salariés concernés.
Les congés d'entreprise sont une période fixe pendant laquelle tous les salariés ou quelques salariés (en fonction de leur choix) bénéficient d'un congé uniforme. Ce temps est déduit du congé annuel des employés.
Chaque entreprise peut définir ses propres types d'absence dans la configuration sous Absences, telles que les congés spéciaux (naissance d'un enfant, mariage, déménagement, etc.).
Nous serons heureux de vous fournir un modèle pour les différents pays dans lesquels les exigences légales sont représentées.

Pour de plus amples informations, consultez Absences.

Approbations de demandes de congés

Ce processus a été considérablement simplifié et automatisé, afin que les services du personnel ne doivent plus traiter les demandes de congé.

Un salarié soumet une demande de congé et le service RH et le supérieur reçoivent cette demande de congé pour un réexamen. Une lettre s'affiche en haut de la barre de menu.

Dès que l’on clique sur la lettre, on voit qu'il s'agit d'un réexamen.

Veuillez cliquer sur réexamen.

Évidemment, il s’agit d’une de demande de congé. Si l’on confirme la demande de congé encore une fois, l’aperçu des absences pour le salarié est affiché. Si nécessaire, on doit étendre la sélection d'entrées par page ou défiler vers le bas jusqu'à la demande sélectionnée.  Lorsque l’on sélectionne cette entrée, la demande de congé avec le statut demandé apparaît dans la table inférieure.

Sous Action, on peut l'approuver ou la refuser. Le salarié reçoit ensuite les informations pertinentes sur l'approbation ou le rejet.

L'entrée n’est plus affichée dans la liste de réexamen du collaborateur RH ou celle du supérieur.

Normalement, le supérieur hiérarchique doit traiter la demande et HR reçoit les informations actuelles afin qu'il soit possible d'intervenir à tout moment, par exemple, si le supérieur ne traite pas la demande.

Enregistrement du temps de travail

1. La présence au travail a été renommée Enregistrement du temps de travail pour éviter toute confusion avec les Absences.
2. Le temps de travail peut être enregistré via l’agent conversationnel (début, fin, pause).
3. La durée du travail saisie par un salarié ne peut être modifiée que le même jour. Le service du personnel peut apporter des modifications rétroactives à tout moment.  Toutefois, le salarié peut également enregistrer les jours qui n'ont pas été enregistrés rétroactivement.
4. Des projets ont été ajoutés à la configuration dans lesquels les salariés peuvent ensuite enregistrer leurs heures de travail. Les projets comprennent, par exemple, des voyages d'affaires, des cours de formation, des écoles professionnelles ou certains projets de travail.  Le service du personnel peut créer ces projets pour qu'ils soient disponibles dans la sélection pour l’enregistrement du temps de travail.  Les salariés peuvent aussi utiliser l’agent conversationnel pour saisir leurs heures de travail pour les projets.  Par exemple, veuillez écrire Commencer le travail pour le projet, voyage d’affaires.

Modèles de temps de travail

Un modèle de temps du travail doit être attribué à chaque salarié.  Ceci définit les jours de travail d'un salarié, les jours à déduire pour les congés et les heures de pause à prendre en compte. Il est possible de vérifier si un employé fait des heures supplémentaires, moins d'heures nécessaires ou les heures de travail exigées.

On peut attribuer un modèle de temps de travail commun aux salariés qui travaillent le même jour.  Un salarié à temps partiel qui, par exemple, ne travaille que quatre jours par semaine au lieu de cinq, a besoin de son propre modèle du temps de travail.

Dans la configuration, il y a de diverses options pour sélectionner les modèles de temps du travail :

• Horaire flexible
• Heures de travail fixes
• Planification manuelle

Grâce au modèle de l'horaire flexible, les heures de travail sont déterminées par jour.  Aucune heure de début et de fin n'est enregistrée.  Il n'est pas possible de vérifier si un salarié a commencé à l'heure.  Les heures supplémentaires ou les déficits sont enregistrés et peuvent être compensées à l'intérieur d'un cadre établi.

Dans le cas des heures de travail fixes, les heures de début et de fin sont définies.  Un salarié ne doit pas enregistrer le temps de travail dans ce cadre fixe, mais uniquement la durée du travail qui est en dehors de ses heures fixes.

La Planification manuelle est le modèle de temps de travail le plus flexible. Le temps de travail hebdomadaire peut varier. Soit les heures de début et de fin sont définies, soit seules les heures de travail sont définies. Un salarié doit toujours enregistrer les heures de travail. Un contrôle de ponctualité (lors de la définition de l'heure de début) ne peut être exécuté que si la planification pour chaque semaine est remplie. Une fonction de copie facilite ce processus et peut aussi transférer plusieurs semaines, par exemple 1 semaine par semaine, 2 semaines par semaine, vers le futur. Veuillez copier la ou les semaines sélectionnées dans la période suivante en activant .

On peut définir les pauses pour qu'elles puissent être enregistrées par un salarié ou déduites automatiquement. Si, par exemple, la pause déjeuner ne doit pas être inférieure à une heure, cochez la case le temps de pause minimum. Cela signifie que la pause ne peut pas être inférieure à une heure si un salarié effectue une saisie manuelle.

Dans le fichier d’employé, il faut attribuer le modèle de temps de travail aux salariés pertinents, tant que le modèle de temps de travail ne soit pas limité. Si, par exemple, on a précisé qu'un modèle de temps de travail s'applique à un service particulier, les salariés correspondants de ce service sont automatiquement attribués à ce modèle.

Anciens

Cette section est maintenant disponible et affiche tous les salariés qui ont pris leur retraite.

Un fichier d'employé est transféré dans un fichier d'ancien lorsque le dernier jour ouvrable est atteint (contrat) ou lorsque le statut d'emploi (données personnelles) est changé en ancien.

Certains champs ne peuvent plus être édités, mais il est toujours possible d'ajouter des documents tels qu'une référence.

Candidats

Cette fonctionne est également nouvelle.  Les candidats peuvent être créés, y compris leurs documents de candidature, tels que curriculum vitae, certificats, lettres de motivation et données d'adresse.  Cela simplifie la communication avec les candidats et facilite le suivi des cycles de candidature.  On peut également créer des notes pour le candidat.  Le statut du candidat indique le statut actuel dans le processus de candidature et est divisé en

• Annulation par nous
• Annulation par le candidat
• Offre de contrat envoyée
• Contrat signé

Au début, aucune entrée n'est requise.

Dès qu'un candidat se voit attribuer le statut de candidat Contrat signé, le fichier du candidat est transféré dans un fichier d’employé réel.

 Avant le début de l'emploi, le salarié est défini comme en attente.

Si vous avez des questions au sujet de ces changements, n'hésitez pas à les communiquer à support@service-du-personnel.cloud à tout moment.