In der elektronischen Personalakte befinden sich alle relevanten Informationen zu den einzelnen Mitarbeitern. Sie ist endlos historisiert, d. h. Sie können jederzeit feststellen, wann welcher Eintrag erfolgt ist und wer diesen durchgeführt hat. Auch andere Aktionen, die den Mitarbeiter betreffen, wie die Teilnahme an einem 360°-Feedback und dessen Ergebnis werden in der Personalakte gespeichert. Analog zu Ihrer Papierakte können Dokumente in der digitalen Personalakte hinterlegt werden. Alle digitalisierten Dokumente können neben den Feldern abgelegt werden, die für Sie relevant sind. So kann beispielsweise eine Haushaltsbescheinigung neben dem Adressfeld hochgeladen und dort dann angezeigt werden.

Der Umfang der Dokumente, die Sie hochladen, ist unbegrenzt und kann von Ihnen selbstständig definiert werden. Wenn Sie mit der Personalakte starten, finden Sie bereits von uns hinterlegte Standardvorgaben, die Sie aber jederzeit ändern und überschreiben können.

Die Personalakte beinhaltet alle wesentlichen Informationen über den Mitarbeiter. Dadurch ist eine vollumfängliche Übersicht für Sie gewährleistet.


Anlage einer neuen Personalakte

Um eine neue Personalakte anzulegen, klicken Sie in der Mitarbeiterübersicht auf . Sie gelangen sofort in die Neuanlagemaske der Personalakte.

Personendaten:

  • Dienstliche Emailadresse
  • Status
  • Vorname
  • Nachname
  • Sprachen: eine Sprache muss als Muttersprache deklariert sein



All relevant information on the individual employees is contained in the electronic personnel files. The history is complete and continuous meaning that you can always discover the time an entry is made as well as its creator. Other activities concerning employees, such as participation in a 360-degree feedback and the results, are also stored in the personnel file. Similar to paper files, documents can be stored in digital personnel files. All digitized documents can be stored beside the fields for which they are relevant. For example, a household certificate can be uploaded beside the address field and displayed there.

The scope of the documents that are uploaded is unlimited and can be defined by you. When you start the personnel file, you will find recommendations that we have stored but that you can edit and overwrite at any time.

The personnel file is complete and contains all the essential information on the workforce. This ensures a comprehensive overview.

 

Creating a new personnel file

Please click on   in the workforce overview to create a new personnel file. You then immediately access the mask for creating a new personnel file.


Personal information

  • Business e-mail address
  • Status
  • First name
  • Surname
  • Language; a language must be defined as the mother tongue



Le fichier électronique du personnel contient toutes les informations pertinentes sur les collaborateurs. L'histoire est complète et continue, ce qui signifie que vous pouvez toujours découvrir l'heure à laquelle une entrée est faite ainsi que son créateur. D'autres activités concernant les employés, telles que la participation à une évaluation à 360 degrés et les résultats, sont également stockées dans le fichier du personnel.  Tout comme les dossiers papier, les documents peuvent être stockés dans les fichiers numériques du personnel.  Tous les documents numérisés peuvent être stockés à côté des champs pour lesquels ils sont pertinents.  Par exemple, un certificat de ménage peut être téléchargé à côté du champ d'adresse et y être affiché.

La portée des documents téléchargés est illimitée et peut être définie par vous.  Lorsque vous démarrez le fichier personnel, vous trouverez les recommandations que nous avons stockées, mais que vous pouvez modifier et écraser à tout moment.

Le dossier personnel est complet et contient toutes les informations essentielles sur les collaborateurs.  Cela permet d'avoir un aperçu complet.

 

Création d’un nouveau fichier personnel

Veuillez cliquer sur  dans l’aperçu des collaborateurs pour créer un nouveau fichier personnel. Vous accédez tout de suite au masque pour créer un nouveau fichier du personnel.

Les champs obligatoires suivants doivent être remplis lorsque vous créez un nouveau dossier personnel :

Informations personnelles :

  • Adresse de courriel professionnelle
  • État
  • Prénom
  • Nom de famille
  • Langues : une langue doit être définie comme langue maternelle




Bearbeitung einer Personalakte

Mit einem Klick in der Mitarbeiterübersicht auf den Mitarbeiter gelangen Sie in dessen Personalakte.

Um Änderungen in einer bestehenden Personalakte vorzunehmen, wählen Sie den gewünschten Tab, z. B. im Bereich Personendaten, aus und nehmen Sie die Änderungen vor. Die Speicherung der Änderungen erfolgt nicht automatisch – hierzu müssen Sie betätigen.


Editing personnel files

You can access a personnel file by clicking on the employee in question in the workforce overview.

To edit an existing personnel file, please select the tab required, e.g. in the section Personal information and make the changes. The changes will not be stored automatically, but   has to be used for this purpose.


Traitement d'un fichier personnel

Vous pouvez accéder au fichier personnel d’un collaborateur en cliquant sur le collaborateur dans l’aperçu des collaborateurs.

Afin d’apporter des modifications dans un fichier personnel existant, veuillez sélectionner l’onglet requis, par ex. dans le cadre d’Informations personnelles et apporter des modifications. Les modifications ne sont pas sauvegardées automatiquement - il faut activer  .                .

N.B.

Si les données des participants (par ex. service, nom) sont modifiées au cours d'une nouvelle évaluation, ces données dans le fichier personnel correspondant sont également écrasées. Seule l’adresse électronique ne peut pas être modifiée car elle fonctionne comme une caractéristique individuelle.

Veuillez noter qu’il faut ajuster manuellement les dépendances (par exemple, supérieur,




Werden Teilnehmerdaten (z. B. Abteilung, Name) bei einer erneuten Umfrage geändert, wird auch die jeweilige Personalakte um diese Daten überschrieben. Einzig die Emailadresse ist nicht änderbar, da sie als individuelles Merkmal eines Mitarbeiters fungiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Abhängigkeiten (z. B. Vorgesetzter, Kollegen) manuell anpassen müssen.





NB:

If a participant’s data (e.g. department, name) have to be edited for a new survey, the data will be included in the respective personnel file. However, an e-mail address cannot be changed because this is considered as an employee’s individual feature.

Please note that dependencies (e.g. superiors, colleagues) have to be changed manually.


Si les données des participants (par ex. service, nom) sont modifiées au cours d'une nouvelle évaluation, ces données dans le fichier personnel correspondant sont également écrasées. Seule l’adresse électronique ne peut pas être modifiée car elle fonctionne comme une caractéristique individuelle.

Veuillez noter qu’il faut ajuster manuellement les dépendances (par exemple, supérieur, collègues).